Zamansızlık Probleminizden Sonsuza Kadar Kurtulun

Zamansızlık Probleminizden Sonsuza Kadar Kurtulun
“yapacak o kadar çok işim var ki…”
“yapılacaklar listem doldu taştı”
“hayatın akışını takip edemez oldum”
“Bana 24 saat yetmiyor”
Bu sözler size yabancı gelmiyorsa eminim bu yazı işinize yarayacak

Bu aralar oldukça yoğun bir süreçte olduğumu bilen bilir. Bu süreçte yaptığım en verimli işlerden biri iş bitirme (GTD) sanatı üzerine David Allen’ın “Getting Things Done” adlı eseri bitirmek oldu.

Pek Nedir “İş Bitirmek”?

İş bitirmek (getting things done) yapmamız gereken işleri en az zihinsel çabayla, ve yapılması gereken en kısa zamanda, bitirmemizi sağlayan sistematik bir yöntemdir.

İş Bitirme Metodolojisi, aslında pek çoğumuzun bilinçsiz olarak yaptığı “doğal düzenleme süreci”nin belirli bir platforma oturtulması ve derlenmesinden ibaret.

Siz de bir “iş bitirici” olmak istiyorsanız;

1. Zihninizden hiçbir şey tutmayın. Zihniniz su kadar durgun olsun.
2. Şu an olması gereken durumda olmayan, olması gerektiğinden farklı olan her türlü düşünceyi ve kavramı “gelen kutu”nuzda biriktirin.
3. Gelen kutunuzu düzenli olarak gözden geçirin.
4. Derhal yapın, delege edin, referans olarak saklayın, ya da çöpe atın.
5. Tüm sürecinizi düzenli olarak gözden geçirin.
Bu maddeleri uzun uzadıya tek bir blog iletisinde yazmam olanaksız. Aslında her ortamda %100 işe yarayacak tek bir “iş bitirme” çözümü sunmak da olanaksız. Herkes kendine en uygun yöntemi kendisi geliştirecektir. Ben de elimden geldiğince, kendi “iş bitirme” yaklaşımımı paylaşmaya çalışacağım.

Yukarıdaki maddeleri biraz açalım isterseniz:

Su Gibi Durgun Bir Zihin

[1] Henüz tamamlamadığınız ve yapmak zorunda olduğunuz bir iş sürekli zihninizi kurcalıyorsa, bu işe ya olması gerekenden daha az önem verirsiniz; ya da olması gerekenden çok daha fazla önem verirsiniz.

Ve her iki durumda da “işi bitirmek” adına pek bir mesafe katetmez, sade zihninizi yormakla yetinirsiniz.

Yapacağınız iş gözünüzde büyümeye devam eder. Çekinir, korkarsınız. Haliyle aklınızı kurcalayan başka bir işi yapmayı düşünürsünüz. Yapmak zorunda olduğunuz bu sıradaki iş sürekli zihninizi kurcalar… Ve [1]‘e geri dönersiniz

Böyle devam edince ne mi olur? Hiçbir şeyi yapmayıp, her şeyi zihninizde tartarak yapacak onca işiniz olduğunu fark eder, paniğe kapılır; nereden başlayacağınıza karar veremezsiniz. Bu durum, üzerinizde stres ve yorgunluk oluşturur.

En sonunda hiç bir iş yapmadığınız halde düşündüğünüz işlerin tümünü yapmış kadar yorulursunuz.

El fenerinizin yeni bir pile ihtiyacı olduğunu ancak elektrikler kesildiği an hatırlarsınız.

Zihin hatırlamak konusunda pek de yetenekli değildir. Akşam önemli bir toplantıda olmanız gerektiğini, toplantı başladığı zaman evde pijamalarınızla televizyonun karşısına kurulmuşken hatırlıyorsanız; arkadaşınıza vereceğiniz hediyeyi evde unuttuğunuzu yarı yolu katettiğinizde fark ediyorsanız insan zihninin “hatırlamak ve zamanında hatırlatmak” konusunda o kadar da iyi olmadığını kabul edersiniz.

Yanlış anlaşılmasın; zihin gerçekten büyülü bir mekanizma. Sadece biraz tımar edilmesi gerekli.
O nedenle zihninizde hiçbir şey tutmayın. aklınıza gelen her şeyi “gelen kutu”nuza ekleyin.

Aklıma gelenleri saklamak için kullandığım birkaç gelen kutusu var:

1. Bildiğiniz kağıt kalem: Doğru kullanıldığında bu kadar sade bir aracın ne kadar etkili olduğunu hayret edeceksiniz.
2. incollector: Rastgele bilgi derlemek için harika bir program. İşte ve evde iki ayrı versiyonunu kullanıyorum. Böylelikle iş ortamında yapacaklarım ile, ev ortamında yapacaklarım birbirine karışmıyor.
rememberthemilk, nozbe gibi pek çok web tabanlı yapılacaklar listesi uygulaması var. Bu uygulamaların hemen hemen hepsini denedim. Bununla birlikte internet bağlantısı gerektirmeyen bir aracın benim için daha verimli olduğunu düşünüyorum. Özellikle incollector’daki “arama klasörleri” (search folders) özelliği çok işime yarıyor.
3. todoist.com (bilgisayar başındaysam, incollector’a erişimim yoksa ya da ev ve iş ortamlarını senkronize etmem gerekiyorsa todoist.com hesabımı kullanıyorum.
4. Cep telefonu: Yolda giderken aklıma bir şey gelirse ve yanımda kağıt kalem yoksa, cep telefonumda (cep bilgisayarı desem daha doğru aslında) yeni bir belge oluşturup kaydediyorum.
5. View Your Mind: linux ortamında “zihin haritası” yapabileceğiniz bir uygulama. windows için “freemind” benzer bir alternatif olabilir.
Gelen Kutusu’nu Gözden Geçirin

Eğer buraya kadar söylediklerimi uygular; ve evcil hayvanınıza yem almaktan, çiçekleri sulamaya, kitap okumaktan akvaryumunuzu temizlemeye, üzerinde çalıştığınız projeyi tamamlamaktan elektronik postalarınızı kontrol etmeye… “yapılmak üzere” aklınıza gelen her şeyi “gelen kutu”nuza kaydederseniz bir hafta içinde inanamayacağınız bir “işlenecekler liste”niz olur.

Bu listeyi kontrolden çıkmaması için düzenli olarak (örneğin haftada bir) gözden geçirmeniz gerekli.

Eğer listenizi uzun süre gözardı ederseniz, listeniz dahilinde varolan rastgele maddeler “acil durum”, “kriz” vb. olarak karşınıza çıkar ve bir liste tutmanızın hiçbir anlamı kalmaz.

Önemli olan, acil durum çanları çalmadan gerekli eylem kararını alabilmenizdir.

Yap, Delege Et, Sakla ya da Çöpe At

Gelen kutunuzdaki her madde için aşağıdaki kontrolleri yapın:

1. “2 ile 10 dakika” arasında tamamlayabiliyorsanız o anda yapın.
2. Eğer daha uzun sürecekse “Sonraki Eylemler” listenize kaydedin. Bu listedeki maddeleri ilk fırsat bulduğunuz anda yapacaksınız.
3. Eğer söz konusu işi sizden daha iyi yapacak, ya da bu işe an itibariyle sizden daha uygun düşen biri varsa, işi ona delege edin.
4. Eğer işi şu an ya da bulunduğunuz ortamda yapamayacak durumdaysanız ilerde yapılmak üzere takviminizde işaretleyin.
Peki ya ilgili madde herhangi bir “sonraki eylem”i gerektirmiyorsa. O zaman:

5. Ya ileride yararlanmak üzere referans olarak saklayın,
6. ya “gelecekte bir zaman yapılacak“lar listenize ekleyin ve şu an için bu maddeyi unutun,
7. ya da bu maddeyi “çöpe atın” ve bir daha gözden geçirmeyin.
Zihnimizin “hatırlamak ve hatırlatmak” konusunda yeteneksizliğini gördük. O nedenle madde 4 için zihninizin dışında bir hatırlatma mekanizması gerekli. Gerektiği zaman size hatırlatması için bir hatırlatıcı kurun. Bu işlem için linux ortamında “kalarm“ programını kullanıyorum. Windows’taki MS Outlook’un hatırlatmaları ile benzer işlevi var.

Hangi hatırlatma yöntemini kullanacağınız size kalmış: Evolution ya da thunderbird’ün takvim özelliğini de kullanabilirsiniz, saatinizin alarmını kurabilirsiniz, (varsa) asistanınıza size belirli bir gün ve saatte hatırlatması için talimat verebilirsiniz, Sandy gibi sanal bir asistan kullanabilirsiniz. Yapmamanız gereken tek şey: zihninize güvenmek. Zihninize güvenmeyin ve bir hatırlatıcı kurduğunuzdan emin olun.

Peki Hangi “Sonraki Eylem”i Önce Yapacağım?

Eğer tüm “sonraki eylem”lerinizi belirlediyseniz elinizde hemen şu anda yapılmayı bekleyen en az elli eylem birikmiş demektir. İşe bu eylemlerden hangisinden başlayacağınız pek çok parametreye bağlı. Bu değişkenlerin tamamını siyah/beyaz netliğinde bir formüle dökmenin imkânı yok. O nedenle en iyisi “sezgilerinize güvenmek”.

Bununla birlikte aşağıdaki kriterler sıradaki yapılacak eylemi seçiminizde yardımcı olabilir

Ortam:(context)

Bazı işleri yapmak için doğru ortamda olmanız gerekir. Örneğin bir arkadaşınızı aramak için elinizin altında telefon olması gerekir.
Ya da e-postalarınızı kontrol etmek için internet bağlantılı bir bilgisayarınız olması gerekir.
Yapmanız gereken işin bulunduğunuz ortama uygun olup olmadığını düşünün.

Zaman:(time available)

Eğer bir sonraki toplantıya yetişmek için 15 dakikanız varsa bu süre içinde bitireceğiniz işlerden başlamanız; uzun vakit alıcı ve yarım kalabilecek blok işleri yapmamanız daha uygun olur.

Enerji:(energy available)

Kendinizi ne kadar zinde hissediyorsunuz? Listedeki işi yapabilecek zihin/beden gücünde misiniz, yoksa sizi daha az yoracak bir sonraki eylemi mi yapmayı tercih edersiniz?

Öncelik:(priority)

Eğer bu işi şu an yapmazsanız dünyanın sonu gelir mi?
Yapacağınız iş ne kadar acil? Eğer ertelerseniz ne gibi sonuçlar ortaya çıkacak?

…

Epey hızlı bir özet oldu Aslında süreç bundan biraz daha detaylı; “iş bitirme” felsefesi ve “iş bitirme” sürecinin tüm ayrıntıları için David Allen‘ı okumak için iki gününüzü ayırın derim.

“Benim bu işe ayıracak iki günüm yok” diyorsanız, gerçekten bu kitabı okumaya ihtiyacınız var demektir


Siz ne düşünüyorsunuz?
Uyguladığınız bir “iş bitirme” yöntemi; günün yoğunluğuyla başa çıkma ipuçlarınız var mı?

kaynak:
http://www.fikribol.com/donkisot/?p=98